第一章  总则

第二章  采购计划管理 5

第三章  采购过程管理

第四章  采购合同管理

第五章  采购验收管理

第六章  采购付款管理

第七章  采购档案

第八章  廉政管理

第九章  附  则

第一章  总则

第一条  为规范广东白云学院采购管理，提高采购效率和质量，降低采购成本，防范采购风险，满足学校发展需求，依据国家有关法律法规，结合学校的实际情况，特制定本办法。

第二条  本办法适用于广东白云学院采购管理工作，由采购办公室负责采购。

第三条  本办法包括学校采购实施、合同审批、付款结算等相关业务。

第四条  本办法所称采购管理包括物资类、服务类、工程类的采购管理。

（一）物资类包括教学科研设备、软件、一般设备、实验器材、耗材、图书、教材、教学用品、办公用品、办公家具、劳保用品、校服、军训服装等，以及大型设备（含安装）包括发电机、电梯、热泵等的采购；

（二）服务类包括劳务、咨询、宣传类、代理以及其他需要通过购买所获得的服务，包括房屋租赁、检测、咨询等采购；

（三）工程类包括学校新基建（含装修）、维修改造（含装修）。

第五条  所有采购活动必须遵守国家相关法律法规，并遵循公开、公平、公正、诚实信用和科学择优的原则。

第二章  采购计划管理

第六条  采购计划是指需求部门以学年预算为依据，按要求编制并经学校逐级审批后提交采购办公室执行的计划。

第七条  采购计划管理实行学年计划、学期计划、月度计划，具体要求如下：

（一）每年6月30日前，学校需上报下学年的采购计划，包括设备、服务、耗材、工程等，经分管校长审核后报采购办公室，采购办公室进行分类汇总；

（二）每年11月30日前，学校可对本学年的采购计划，根据实际情况提出调整，经分管校长审批通过后报采购办公室，由采购办公室进行分类汇总；

（三）每月10日前各部门需提交本月本部门的ERP采购需求单，并完成审批，超期系统自动退回。因故障处理、事故抢修等不可预知的突发事件或因工作客观需要的急需采购，需与采购办公室协商采购或采用自主采购模式执行（详见第十二条）。

（四）暑期项目计划管理

1.工程类项目：学校总务处于5月25日前完成立项审批并提交ERP采购流程，已审批的立项及相关技术资料作为附件上传；

2.物资类、服务类项目：每年3月底前，由学校需求部门提交ERP采购流程，已审批的立项及相关技术资料作为附件上传。

（五）寒假项目计划管理

1.工程类项目：学校总务处于11月25日前完成线下立项审批并提交ERP采购流程，已审批的立项及相关技术资料作为附件上传。

2.物资类、服务类项目：每年11月5日前，学校职能部门根据寒假工作计划，论证、编制寒假物资类、服务类项目方案并提交采购办公室。

第八条  计划外采购

未纳入采购计划，但因不可预知，如故障处理、事故抢修、其他突发事件及工作客观需要的采购，经报批后，可按相适应的采购方式实施（采购实施参考“第三章 采购过程管理”）。

第九条 采购实施周期计划管理

（一）招标类采购

1.公开询价模式下，自采购办公室收到ERP采购需求日起采购实施期约20个工作日内完成采购相关程序；

2.竞争性磋商模式下，自采购办公室收到ERP采购需求日起采购实施期约30个工作日内完成采购相关程序。

（二）非招标类采购

一般采购，采购员接单后5个工作日内完成询价节点并上传三方比价表等相关资料，采购询价流程审批通过后，7个工作日内完成到货。需定制的设备、家具等除外。如不能按时完成采购需及时与需求部门沟通，拟定其他措施。

采购过程管理

第十条  采购过程按招标与非招标两种方式执行，其中：招标包括公开招标、邀请招标，竞争性磋商、公开询价；非招标包括三方比价、单一来源、委托招标代理采购等，具体解析如下：

（一）公开招标是指按照国家相关法律规定的流程，以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式；

（二）邀请招标是指按照国家相关法律规定的流程，以投标邀请书的方式邀请特定供应商投标的采购方式；

（三）竞争性磋商是指与符合资格条件的供应商就采购物资、施工和服务事宜进行谈判，择优确定成交供应商的采购方式；

（四）公开询价是指通过公开挂网方式向社会公开询价文件，符合条件的供应商均可参与；

（五）三方比价是向符合资格条件的供应商发出询价采购文件，通过询比价后确定成交供应商的采购方式；

（六）单一来源采购是指从某一特定供应商处采购物资、施工和服务的采购方式，符合下列情形之一的可用单一来源采购：

1.采购物资属于专利、独家制造或供应，无其他合适的替代产品的； 

2.原有采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，由于兼容或统一规格的需要，在一定时期内必须向原供应商采购的；

3.在原采购的范围内，增加合同以外项目，必须与原供应商签约的；

4.只有从特定供应商处进行采购，才能促进相关的政策目标的实施；

5.垄断性行业或符合其他单一来源采购方式的；

6.需求部门提出延用同类项目供应商，报董事长审批通过后实施；

7.经审批，同意采用单一来源采购方式的其他情形。

（七）委托招标代理采购，因项目使用财政性资金需委托招标代理进行采购的，其采购方式根据国家、省、市财政局印发的《政府集中采购目录及采购限额标准》、《中华人民共和国政府采购法》及其《实施条例》等相关法规约定执行。

第十一条  采购方式的选用

（一）物资类、服务类项目

1.30万元及以上项目采用竞争性磋商的采购方式，10万元及以上-30万元以下采用公开询价形式，10万元以下采用三方比价，单张采购需求单同一类别的总额在500元以下的采用直接采购；

2.有下列情形之一的，经批准可以进行邀请招标：

技术复杂、有特殊要求、时间紧迫或者受自然环境限制等，只有少量潜在投标人可供选择。

3.符合下列条件之一的，经批准可采取三方比价进行采购：

①重新招标后有效投标人仍不足三个的；

②紧急采购；

③其他不适宜招标的情况。

（二）工程类项目

采用邀请招标采购方式，如有特殊情况，经批准可以采取单一来源采购方式。

（三）如有特殊情况不能按第十一条执行采购方式的，需提前申请变更“采购方式”。

第十二条  采购形式选用

采购形式主要包括：集采，定点采购、网购、外出采购、自主采购。

（一）集采是指在集中采购清单中的设备或物品，按统一渠道购买；

（二）定点采购是指通过招投标等方式，综合考虑产品质量、价格和售后服务等因素，择优确定一家或几家定点供应商，与定点供应商签署定点采购协议，由定点供应商根据协议在定点期限内提供有关物品；

（三）网购是指在京东、天猫、淘宝等合法的电商平台下单，所选的供应商需可开具正规的增值税普通发票；

（四）外出采购是指采购员以现付现结的方式在线下实体店采购急用或特殊要求物资的采购方式，其中涉及服装、制鞋、美容、烹饪等专业实训耗材，市场上现场选购的，以及学生创新创业活动、技能竞赛活动专用材料无需上传三方比价表，需在系统中加以说明；

（五）自主采购是指学校各部门经采购办公室授权后进行的采购。

1.学生活动类、竞赛类、学生创新研究项目类（固定资产除外）：

（1）云之家“自主采购”审批：需求部门以请示方式（附物品清单）经主管校长审批通过后作为附件，提交云之家“自主采购流程”。采购办公室审核物品清单，确认可自主采购物品。不允许先实施后补流程。

（2）采购办公室定期抽查，核实物品清单价格，如发现虚报，则虚报部分不予报销。

3.因故障处理、事故抢修等不可预知的突发事件或因工作客观需要的急需采购，有经费预算，经需求部门与采购办公室负责人沟通核实后实施。

4.自主采购实施后，需求部门须将采购清单或送货单给予资产管理处、采购办公室签字确认并作为报销依据，通过费用报销平台进行费用报销。

5.自主采购实施周期由需求部门自行决定。

第十三条  招标类采购

（一）立项申请

1.编写方案。学校需求部门根据本学年建设计划，在充分调研，分析项目可行性、必要性及绩效的基础上编写建设方案，提交学校主管部门进行校级论证；

2.立项审批。由学校需求部门提交建设方案并进行相应的论证及审批。

（二）提交ERP采购需求

立项完成线下审批程序后，作为附件上传，提交ERP采购需求。

（三）采购过程实施

1.成立项目采购工作小组：由采购办公室牵头成立工作小组，成员由财务处、需求部门及其主管部门的代表组成，必要时可聘请专家；其中，技术评审小组成员由学校需求部门、相关技术部门负责选派；

2.编制招标文件：由采购办公室根据学校需求部门的采购申请，按要求及规范编制招标文件（需求部门提供技术主要性能指标及技术评分表），经学校需求部门确认后审核盖章。技术要求经确认盖章挂网后，不得随意变更，如需变更，按原审批流程报批，审批通过后报采购办公室，由采购办公室书面提交变更申请并对外发布；

3.发售磋商文件：磋商文件编制完成后，由采购办公室在中国招标网、学校官网等公开网站发布磋商信息；

4.现场踏勘、进度跟踪和技术释疑：采购办公室组织学校需求部门、相关技术部门参与现场踏勘、进度跟踪和技术释疑；

5.接收磋商资料：由采购办公室接收《投标书》，并进行统一编号；

6.样品评审（如有）：样品评审应按盲评形式进行，样品应做好封样标签，妥善保管；

7.开标与评标：采购办公室组织开标，监察部门、财务处负责监督。

（1）技术评审小组：主要负责技术参数、图纸、产品样品等审定以及售后服务谈判，出具《技术标评审意见》；其中，技术评标按招标技术要求进行评审，如与招标技术要求不一致的，须在评标前，由技术评审小组讨论并形成书面记录确认，由采购办公室书面通知参与供应商。

（2）采购办公室：主要负责商务条款、价格、售后服务等谈判。

（3）采购办公室组织评审小组按“打分法”或“合理最低投标价法”，对技术、价格、商务进行综合评比，结合技术评审意见，编写定标请示，报采购办公室负责人审核，经逐级审批，确定中标单位。

8.签订合同。见第四章合同管理。

9.参与验收。见第五章验收管理。

10.付款结算。见第六章付款管理。

第十四条  非招标类采购

（一）包括但不限于：学校日常运作所需的办公设备、办公家具、办公用品及耗材、小批量低值教学仪器设备、教学耗材、后勤设备及维修材料、各类服务等采购；

（二）提交ERP采购需求，采购需求审核类别按固定资产/低值品（工程）、消耗材料（存货）、服务（后勤服务支出）、印刷类填报。

1.固定资产：需求部门在ERP填报采购需求时附设备品牌型号、需求及请示报告（固定资产采购需主管校长线下审批，超1.5万需校长审批，超5万需董事长审批）；

2.消耗材料：需按系统内规范名称填报；

3.服务类：需求部门在ERP填报采购需求时附服务类型、需求及请示报告（服务类采购需主管校长线下审批，超1.5万需校长审批，超5万需董事长审批）；

4.印刷品：需求部门需外印的表格、方案等文件，填报采购需求的同时，需提供已完成排版的电子稿或设计稿，宣传喷画类的需提供设计源文件；

5.工程类：总务处/基建处提交ERP填报采购需求时，需附线下完成审批的立项申请及相关的图纸，施工清单。

（四）采购实施

1.直接采购：单张采购需求单同一类别的总额在500元及以下，可直接在电商平台下单或供应商处购买，附件应上传关于商品价格的截图或者供应商报价资料；

2.集采：采购需求物资属集采目录内的，按集采框架协议价格执行采购；

3.定点供应：采购需求物资属学校定点框架协议内的，按定点框架协议价格执行采购；

4.三方比价：单张采购需求单总额在10万元以下采用三方比价，采购员整理报价资料（报价资料需加盖公章，如网报则截图），填报询价对比表，采购办公室负责人审核，提交审批流程，审批完成后下订。设备类的需签书面订单，确保售后服务。

第十五条  集中采购

教材、军训服装、校服、日常办公用品、投影仪、空调、热水器等设备按统一采购渠道进行采购；同时，要不断扩大集中采购渠道，增加集中采购项目和比例。

第十六条  如采购执行过程中因客观原因发生的物资增加，需求部门应提供书面的变更说明，按审批额度进行报批，并根据需要办理相应的ERP采购需求手续。

第十七条  采购合同应当采取书面形式。确实无法签订合同后再备货的或进场施工的，在中标通知书上写清合同标的、付款方式、到货时间（进场时间）、施工安全文明要求等关键内容，以保障学校利益。

第十八条  合同拟定：以合同范本为依据，非范本合同，在合同签订前需提交法务审核并提出审核意见；由采购办公室拟定合同，合同须明确甲乙双方权责。采购单价或批量达10万元以上的，如家具、设备设施、材料等，需签订采购合同；采购单价或批量5-10万元之间，以书面采购订单下订；采购单价或批量5万元以下（不含5万元），根据三方比价结果通知下订（邮箱或微信QQ），涉及服务或保修的需签订书面订单。

第十九条  合同审批：采购合同拟定后，由需求部门、相关技术部门、法务部门进行会签。

（一）需求部门审核合同标的数量、设备设施适用性；

（二）相关技术部门审核合同技术部分，包括材料、工艺、图纸、规格型号，同时需审核成本控制合理性（工程类），审核签字的文件作为附件上传合同审批流；

（三）法务部门审核合同权利、义务、违约、争议等条款的合法性；

（四）采购办公室审核磋商过程合规性，磋商结果所涉及数量、单价、售后服务、维保等是否符合市场规律；

（五）审批权限

1.5万元以下的项目，物资类及服务类审批至校长；工程类-维修改造（含装修）项目审批至分管副校长。

2.5万元以上（含5万元）项目，审批至董事长。

3.工程类-新基建（含装修）项目，审批至主席。

第二十条  合同签订。合同由法人代表或授权人负责签订。

第二十一条  合同履行。

物资类采购，采购办公室根据采购合同条款敦促乙方（供方）按时完成交货、安装、调试、施工等，如无法按时履约，先考虑协商解决，协商无果时按合同条款及国家相关法律法规进行处置。采购办公室须复印采购技术合同给需求部门便于到货盘点初验。

涉及工程的技术合同须复印提交学校总务处/学校基建处。

学校总务处负责维修改造类（含装修）项目工程部分的质量、施工进度监督；

学校基建处负责新基建（含装修）项目工程部分的质量、施工进度监督。

如在履约过程中涉及条款变更，特别是标的物变更，物资类经需求部门及其主管部门确认同意变更后，由采购办公室与乙方（供方）通过补充协议（签证）或声明的形式共同盖章确认；工程类由学校总务处/学校基建处确认同意变更及对变更价格进行审核后，由采购办公室与乙方（供方）通过补充协议（签证）或声明的形式共同盖章确认。

如上述变更导致合同金额核增，按以下执行：

（一）物资：原合同有单价参考按合同单价执行。原合同标的外的，结合线上线下、三方比价等方式确认价格，变更的部分（标的）通过ERP发起变更需求后，再签订补充协议或订单；

（二）工程：合同变更，变更的工作量经需求部门、总务处（基建处）、项目部现场确认后，三方签字。

累计变更导致合同金额核增超过合同结算总金额10%的，需重新立项后，签订补充协议。

第二十二条  合同存档。采购合同校方原则上一式四份，一份交学校档案室存档，一份交财务处，两份采购办公室，乙方（供方）合同份数视具体需求而定。

第二十三条  合同续约。经过招标询价后确认的供应商，履约评价结果为优秀的，在一年内有相同物资采购的，审批通过后按原合同续约。

第二十四条  合同标的物资验收

（一）到货验收：由采购办公室、需求部门及学校资产部门根据送货单、采购合同清单核对标的数量、外观质量等并经三方签字确认；

（二）质量验收：安装、调试并试用30天内，由学校资产部门组织需求部门、学校主管部门、相关技术代表共同参与验收，填报资产验收表（含设备设施及工程清单，不含商务部分）。验收内容包括标的数量、材质、规格型号、使用运行状况等。

（三）如因课程安排未使用设备或软件的，需求部门需在设备或软件安装调试完毕后一个月内组织试用，确保设备或软件正常运行，如有质量问题应及时与供应商沟通，由供应商进行整改，经整改合格后组织验收；如设备正常运行，按合同约定时间组织验收。

第二十五条  非合同标的物资验收

（一）以采购询价单填写物资的名称、规格、型号、数量等参数作为依据，由学校资产部门组织需求部门参与验收；

（二）验收合格后，由需求部门办理进出仓手续，需求部门应及时领出并投入使用；

（三）非质量问题如需退换，需求部门应在收到货物两周内以书面的形式报采购办公室。采购办公室查实退换原因后分清责任，因需求部门原因造成的退换，费用由需求部门承担；因产品质量原因造成的退换，费用由供应商承担。

第二十六条 学校需求部门负责选派代表，跟进采购货物到货后的安装并签名确认送货清单、参与项目验收工作（含质保期后复检）。

第二十七条 工程验收

由总务处组织需求部门、主管处室等部门依据合同验收工程质量、材料、工艺、工程量等。

第二十八条  付款确认

（一）物资类：采购办公室须确认所购物资已按流程完成入库及验收，核实发票真伪及数额，方可发起付款审批流程。

（二）工程类：供应商达到合同付款节点时（含预付），经学校总务处等相关部门核实签批后，将相关审批文件提交至采购办公室，由采购办公室发起付款审批流程。

（三）关于质保金比例及退质保年限规定：

1.原则上物资类质保金为5%，质保金与质保期挂勾，即质保期为3年（含）的，在第一年期满退回2%，第三年期满退回3%；质保期为5年（含）的，在第三年期满退回2%，第五年期满退回3%；质保期为5年以上的，在第三年期满退回2%，第五年期满退回2%，质保期满退回1%（或根据实际协商的合同条款执行）。

2.原则上工程类质保金为3%，验收通过及完成竣工结算之日起两年后办理退还（或根据实际协商的合同条款执行）。

（四）工程质保期满后，供应商向采购办公室提出质保期满申请，由采购办公室转交学校总务处，由学校总务处组织各部门进行质保期满复检。经学校总务处等相关部门核实签批后，将相关审批文件提交至采购办公室，由采购办公室发起付款审批流程。

第二十九条  付款流程

（一）非招标类采购：采购办公室负责提交付款申请，附入库单、送货单、采购合同复印件（如已签订合同）等，经采购办公室负责人审核，具体按审批流程执行；

（二）招标类采购：采购办公室根据物资安装、工程施工进度（含预付），复核相关部门已签批的送货单、验收/竣工报告等文件，发起付款审批流程，由采购办公室负责人、财务处审核，具体按审批流程执行。

第三十条  个别非招标类采购，如网购或者外出采购，由于时间紧急或者无法采用对公付款，由采购员向财务借款支付。凭借订单截图或转款截图、入库单、发票等进行个人报销，报销流程与本章第二十九条一致。

第七章  采购档案

第三十一条  所有采购项目均应建立资料档案，包括立项建设方案、招标文件、投标文件、评标记录、合同文本等从立项到验收等各个环节的全部资料。采购办公室负责采购档案资料的收集整理并按相关规定移交学校档案管理部门。

第三十二条  设备采购项目应建立技术档案。内容包括使用说明书、合格证、质保书、物件清单、技术资料等文件材料。技术档案由需求部门收集整理并移交档案室或相关监管部门。

第八章  廉政管理

第三十三条   采购工作接受监察部门和学校师生员工的监督。任何单位和个人有权对学校采购中的违法违纪行为进行举报和投诉。相关部门应向学校如实反映情况，提供有关材料，自觉接受各方面的监督检查。

第三十四条  相关部门及人员在采购活动中，发生以下行为之一的，根据情节和性质按规定予以处罚或处分，视情节轻重，可扣罚200-2000元；触犯法律的，移交司法机关处理：

（一）采购立项、申报、审核弄虚作假的；

（二）采购计划制定、审批徇私舞弊的；

（三）采购决策、执行、管理、监督滥用职权、玩忽职守的；

（四）违反规定，应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的，将必须进行学校集中采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避的；

（五）收受或向商家索要财物或者其他好处的；

（六）以不合理条件限制或排斥潜在商家参与竞争的；

（七）违反规定擅自变更合同的；

（八）对监督检查部门提供虚假情况的；

（九）违反采购管理法律法规、政策及其他规定的。

第九章  附  则

第三十五条  本办法未尽事宜由采购办公室负责解释。

第三十六条  本办法自颁布之日起施行。